我自己只有剛開始在大學社團接觸國標舞，後來都在舞蹈教室比較多，很少參與社團活動。
在工作以前，我的社團經驗可以說幾乎為０。只參加過一開始大學社團的招生活動，但是沒有自行舉辦的經驗。辦活動流程有什麼？需要哪些工作人員？有哪些事情要注意…我簡直一無所知。
直到加入公司社團以後，擔任社長，才發現能夠單純、快樂的跳舞，實在是太幸運的事。身為一個社長，要能夠營運一個社團，哪怕不增加人數，僅僅是維持，就需要許多的心力。
剛接手社長的第一年，我什麼都不會…是的，這就是沒有好好學習跟交接的下場，好孩子不要學…
在以前，看著學姊規劃這些課程都非常容易，總是看一下日期，大約10分鐘內就能決定什麼時候要辦活動、什麼時候要停課、什麼時候開新課。我總也以為非常簡單。
直到開始獨立營運的時候，手忙腳亂，最常發生的是：要開課了，招生未滿，要跟老師抱歉延後開課。
招生活動太晚訂場地，導致招生開始的時候，課程已經過半了。即使有人有興趣想上課，也得等到一兩個月以後才能加入新課程，兩個月以後再聯絡，時間又無法配合上課了。
也因為沒有好好規劃，人事之間也無法協調，重複派工、分工不均、掌握不好導致延期…等等的問題很多，只是我非常幸運，也許當時社員們體諒我初任社長，沒有太多的責怪。
當時覺得自己能力很差，非常挫敗。到了有三年經驗的現在，我發覺一切是熟練度的問題。學姊應該是已經熟能生巧，一切的時間表都在他的心中，而不是簡單隨意地安排一個日期，後面的計畫再隨之更動。
之後我改用每年制定年度計畫的方式按表操課，這樣手忙腳亂的情況幾乎不再發生。我覺得這個方式非常有用。以下分享給大家。
規劃時程以週為單位
通常舞蹈開課，一期以8~15堂為單位。每周上一次課，所以年度計畫，我自己的作法是以「週」為單位。這樣做有什麼好處呢？
首先，上課一定是固定的時間，比如每周一、每周二等，所以「週」是很好的規劃單位。
其次，如果當週遇到連假，也可能大家會休假出去玩，所以只要有連假，我就會預設該週是停課。然後對照每年人事局公告的連假，就能很清楚的知道今年何時會停課。
灰色週別就是緩衝週，方便老師請假、因不可抗因素停課的補課
這些原來預定要休假的週別，就是計畫中抓出來的緩衝。這樣如果進度來不及、或者老師臨時要請假，就可以找一些原來計畫要停、但大家休假率不高的時間來補課。
緩衝在年度計畫非常重要，必須要預留計畫可能會無法及時完成的空間，也是因為有抓這樣的緩衝時間，在２０２０年因為疫情停課後，還是順利補完課程進度，成功舉辦了舞展。
挑選成果發表舞展的時間
對於舞蹈性社團來說，每年最重要的事件就是成果發表的舞展。舞展的日期挑選非常重要。
成果發表通常是最重大、最正式的演出，大家會換上最厲害的舞衣、裝扮，對自己的演出要求也很高，同時可能也會邀請其他友社來演出。對舞蹈有興趣的人，可能看到這樣的演出，對舞蹈產生嚮往，進而加入社團。成果發表是一個非常好的招生機會。
我第一次辦舞展的時候比較沒有經驗，預約場地的時候已經很晚了，幾乎所有的場地時段都已經沒有空檔，以至於只能配合場地的檔期挑日子。當時不以為意，還竊喜很幸運還能有空的檔期。殊不知…會被挑剩的日子，確實是有一些缺陷的啊！
舞展日子沒挑好，活動就失敗了一半，如果你也是第一次辦成果發表活動的人，這一篇要認真看！
平日和假日，哪一種比較好？
這裡分成學生和上班族討論，因為作息不同，而有不同的方向。但不論是學生或者上班族，周一都是比較差的選項。因為剛休假回來，生活步調比較忙碌而混亂，通常不是懶得出門，就是忙到根本無法出門。
對於大專院校來說，，由於學生的平日時間比較自由，反而周五到周日是大家要回家、打工、家教的時間。所以一般會訂在周二到周四之間的平日。
而上班族則是因為工作繁忙，要以活動的場地以及目標參與客群而定。如果場地在公司內部，當然客群是以同事為主；這樣最好要選在平日的晚上。但如果場地在外部，參與人員還有其他社團、親朋好友等，這樣最好規劃在周六。
如果選在周日，因為隔天就要上班或上課，一般人出席的意願不高，招生的效果也大打折扣。相比於周六，是比較次等的選項。
對上班族來說，要選在平日的話，周三或者周四會是比較好的選擇。因為通常周一會是最忙碌的時候，有許多假日發生的狀況要立刻處理；周二則除了收尾週一的工作外，還有許多計畫會在此時進行，也不會太早下班。
周三、周四則是緊急事項忙到了一個段落，因此許多會議喜歡排在這兩天。周四通常是工作曲線最差的時候，所以周四又會比周三更好。周五是大家工作效率最高的時候，因為要趕下班 XDD。
通常有許多邀約、旅遊、家庭聚會都排在周五，所以如果舞展的地點在公司的話，周五的出席率反而是所有工作日中最差的。
要辦在哪個月份比較好？
大專院校配合新生入學，一般會訂在９月中過後。
對於公司社團呢，要考量的事情比較多。如果還是以配合招生為考量的話，通常會選擇在農曆年後，或者配合大專院校畢業、新鮮人入職的９月到１１月之間。
一般的公司行號，通常在年底收尾各項企畫案、結算年度ＫＰＩ的時候最為忙碌，通常會一路忙到三月，吃完春酒才算是前一年告了一個段落，所以會建議避開１２月~３月。
一般換工作會選在農曆年後，拿完前一間公司的年終XD。再加上找工作、找房子、入職等等的時間，大約六月前都很適合辦成果發表。大家可以觀察一下自己公司的新人到職日。
為什麼說６月前呢？因為…個社團招生都是用搶的呀！手快有手慢無，當然是越早越好。不過需要注意的是四、五月通常有兒童節、清明連假、勞動節等等，盡量要避開大家休假的前後，才不會無人問津唷！
七、八月因為是學生的暑假，有許多應屆新鮮人會在此時入職。但如果家中有學生的家長，這個時候通常下班後會回家顧小孩。所以七八月比較適合在周末辦活動。
有的公司喜歡即戰力，主要的新人入職時間可能是農曆年後；有的公司喜歡新鮮人，在九月過後也會有一波入職潮，只要避開中秋雙十等連假，也是很適合辦活動的時間。
相比於工作一段時間的上班族，已經習慣兩點一線，比較難提起勁去改變自己的生活模式；新鮮人的生活型態還沒有定型，是很好的社團招生對象；而且能幫助剛到職的新鮮人擴大交友圈，幫助剛進入職場的學子們，在白天的工作壓力後，轉換心情，釋放壓力。
在我任期中的成果發表，都是選擇辦在下半年。
挑日子還要先看農民曆？
所以鎖定了上半年四五月，下半年九~十一月之後。去掉連假的日子，能夠選擇的週末就已經不多，接下來就要看黃曆–沒錯！就是要看好日子！這裡說的好日子不是「宜成發」，應該是沒有這種黃曆啦XD！要看的是「宜嫁娶」。
大家工作以後，就會陸續接到紅色炸彈，如果和宜嫁娶的時間強碰，表演的人、想來觀賞的觀眾，都可能因為婚禮衝堂。所以一定要避開「宜嫁娶」的時間。年底是許多新人結婚的熱門日子，如果選在下半年，這一點要特別注意。
這樣避開連假、嫁娶旺日，能夠選擇的時間又更少了，如果還有選擇障礙的話，再打聽一下其他同質性社團、可能想要邀請的社團，是否也選在附近的時間辦舞展，也要盡量避免衝堂。
規劃課表的方式
有了成果發表的時間以後，再打聽平常會受邀演出的友社，他們可能會舉辦舞展的時間，也標記上去，然後就可以來規劃課表了。
首先可以先詢問大家有興趣的舞科，按照經驗..通常得到的答案是：都可以、沒特別XD。如果是這樣的話，可以先按照社員的組成決定可能可以表演的舞科。
比如如果社上成員有許多沒有底子的新人，比較容易能出表演的拉丁舞科就是Rumba、ChaCha、Jive；摩登則是Tango、Waltz 比較容易上手。那麼往前規劃的話，大約一個舞科要抓15~30堂課。
如果全無經驗但是團練出勤率很高很認真練的話，大約15~20堂就可以出表演；如果上完課也不太練習，有一搭沒一搭，只想在上課的時候學進度，光是複習就要原地踏步半堂課的話，大約要抓30堂。
按照社團成員的程度、練習頻率大概抓出需要的課程節數，然後開始慢慢的把課程填入每週的代辦事項。
其他社團活動也要一併規劃
要注意，規劃正課之後還不能鬆懈！非授課性質的社團活動也要一併規劃 。
在每期新課程中間，可能會舉辦招生活動，比如免費教學體驗、茶會、舞會等等；招生進來以後，可能會舉辦聚餐、社遊等等迎新活動，都要一併規劃在裡面，才不會在人力和時間上吃緊，手忙腳亂。
也不要忘記規劃舞展前集訓、團練的時間，這個時候是抽不出人力去辦其他活動的。還有舞展既然在年初就做了計畫，想必到年底真正執行的時候，跟年初預定的目標是差很多的。
比如可能舞科、舞碼會因為邀請的舞者不同而有異動；或者練到一半，發現一開始訂的目標太困難或太簡單，所以最好在舞展前兩季要安排會議時間，進行進度的檢討，以及計畫修正。
把以上安排一一列上，這樣就完成年度規劃表啦！
社團年度計畫 & 行事曆公告
訂好年度計畫表以後，就要進行社團公告，請社員、老師盡量將該時段保留，不要安排休假或其他活動。大約公告一~兩週，確定舞展必須出席的人員都沒有特別的安排，就要盡速進行活動場地預約，以免向隅。
支援招生活動的社員們，也可以根據這張表格，來抓自己的時間安排。規模越是盛大的活動，越是要提前規劃。不然太常臨時提需求，會讓社員們有總是被社長強迫加班的港覺喔～！
希望這一篇文章，能對剛開始進行社團營運實務的幹部們有一些幫助，由於本社長是個不好好交接的壞孩子，這兩年的營運多半是摸石頭過河，想一齣是一齣。現在想想實在是很對不起幹部們…底下開放吐槽。
也希望有營運經驗的老幹部們，不拘是什麼社，可以分享一些心得、訣竅，讓之後的新幹部們可以走得更順暢！
